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GERENTE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: Cicero Garcez entrevista Eng Fernando Marques

 

GERENTE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

 

Com a crescente expansão da Tecnologia da Informação, todos seremos gerentes, construtores e usuários dos Sistemas de Informação. Há diferentes níveis de participação dos gerentes nos sistemas, o que determina suas necessidades quanto a perfil, especialização e atuação.

 

PERFIL dos GERENTES dos Sistemas de Informação 

São gerentes de sistemas de informação os profissionais das diferentes atividades-fins da empresa, em particular os profissionais da administração e da informática que participem do gerenciamento integrado dos sistemas organizacionais e computacionais.

 

Convém insistir na divulgação do conceito de que os sistemas organizacionais são responsáveis pela racionalização e integração lógica dos procedimentos da organização, enquanto os sistemas computacionais automatizam e integram operacionalmente os referidos procedimentos. Ambos os sistemas constituem os sistemas de informação da organização.

 

Os Sistemas de Informação estão assumindo grande importância na atualidade. Na era da informação, não há outra alternativa senão tratar de forma sistêmica a própria informação, que é a modelagem mental dos conteúdos semânticos atribuídos aos dados. Em síntese, se nós estamos lidando com volumes crescentes de dados, que, qualificados por significados exponencialmente diferentes, geram nas mentes que os enfocam diferenciadas informações, que, para sempre produtivas, precisam ser novamente modeladas É por este motivo que são os sistemas com o maior número de componentes subjetivos, diferenciando-se bastante dos demais sistemas da era industrial, ancorados em produtos de pouca subjetividade. Até os sistemas do corpo humano, como o respiratório e o circulatório, são mais objetivos do que os de informação.

 

Neste contexto, o adequado perfil dos gerentes dos Sistemas de Informação passa pela característica de integrar com facilidade os fatores objetivos e subjetivos da informação, seja para desenvolver ou utilizar o sistema. O gerente não necessita ser um especialista da informação, mas deve ter experiência no tratamento das informações em pelo menos uma das seguintes áreas: 

- das atividades-fins da empresa, que lidam com as informações diretamente produtivas, vinculadas aos negócios; 

- das atividades organizacionais, que lidam com as informações administrativas da produção do funcionamento da empresa; 

- das atividades computacionais, que lidam com as informações automatizadas.

 

Na realidade, são metainformações, informações sobre as informações organizacionais e das atividades-fins da empresa. 

 

            Dificilmente um gerente estará habilitado a tratar tão diversificados tipos de informações e ainda preparado para gerir seus recursos humanos. É necessário, pelo menos, que tenha consciência da amplitude das atribuições, para complementar com assessoramento adequado as suas incompetência das gerências paternalistas ou corporativistas, ou ainda autoritárias, disfarçadas ou não. 

            As gerências participativas e atuantes têm mais possibilidades de êxito no tratamento das informações. Mesmo que ocorram frustrações decorrentes da incompreensão de alguns participantes acostumados às palavras dóceis dos gerentes paternais, e que concordam com o ambiente participativo enquanto não são contrariados, é na firmeza gerencial, com a participação plural dos integrantes da equipe, que se pode ter êxito no desenvolvimento e utilização dos Sistemas de Informação. 

 

ESPECILIZAÇÃO dos Gerentes 

Estamos nos final da era das especializações excessivas. Não seria diferente quanto aos sistemas de informação, porém ter visão de conjunto é uma obrigação dos gerentes de qualquer atividade do conhecimento humano. No caso dos sistemas de informação, os gerentes necessitam ampliar seus estudos gerenciais, mantendo-se atualizados nas respectivas  especialidades organizacionais ou computacionais, que são necessárias em decorrência da complexidade crescente das tecnologias avançadas.

 

Treinar gerentes é uma tarefa muito difícil. Gerentes não gostam de treinamento nem para os seus auxiliares, quanto mais para si mesmos. Nós nos consideramos muito competentes para necessitarmos de treinamento e não podemos “perder tempo” com outras atividades consideradas não essenciais para o nosso projeto.

 

Uma alternativa é o treinamento “on the job”, realizado sobre os trabalhos reais, tanto para os gerentes como para os demais integrantes das equipes. Os conceitos mais atuais devem ser ministrados em paralelo com os casos concretos que forem sendo tratados. A flexibilidade do treinamento é um complicador que exige experiência de todos os envolvidos, em particular do moderador, porém as equipes que atuam no tratamento de informações costuma possuir motivação e inteligências necessárias para torna-lo viável atravpes dos modernos conceitos de aprendizagem no trabalho. 

 

ATUAÇÃO dos Gerentes 

            Compete ao gerente harmonizar a multiplicidade de especializações que tanto dificulta a visão de conjunto necessária a todos os participantes dos sistemas de informação, tanto no seu desenvolvimento como na sua utilização.

 

            Interessa aos gerentes o constante alerta de que a atuação dos profissionais de diferentes formações nos sistemas de informação é bastante dependente dos estilos de gerência. Os gerentes dos sistemas têm a responsabilidade de harmonizar os conflitos decorrentes de tamanha multiplicidade de visões e interesses. Para tanto necessitam de treinamento orientado para o tratamento gerencial de informações sobre as informações – metainformações.

 

            O estilo de gerência dos sistemas de informação também é dependente dos modelos gerenciais adotados, consciente ou inconscientemente, pelos dirigentes das organizações. Indefinições sobre as opções de adoção, rejeição ou integração de esforços oriundos de escolas administrativas e tecnológicas diferentes têm gerado novos problemas gerenciais, como os conflitos entre os métodos tradicionais da Administração, as motivações da Qualidade Total e as novidades da Reengenharia.

 

            A atuação dos gerentes tem que se pautar pela prospecção e acompanhamento permanente dos fatores de desempenho gerencial: 

PRAZO 

CUSTO 

QUALIDADE

 

            Prazo e custo são mais objetivos, enquanto a qualidade da informação ainda é muito subjetiva. Não adianta querer congelar requisitos de informação para garantir a qualidade dos seus produtos através da declaração formal de que foram atingidas as especificações contratadas. Pode-se, assim, diminuir os conflitos comerciais, mas não há garantia de que se atenda a voz do cliente, porque, em se tratando de informação, aprende-se com a evolução do próprio sistema e o usuário muda de voz com muita agilidade.

 

            Somente os irresponsáveis podem esperar que além de certos limites se possa reduzir prazos e custos aumentando-se qualidade. Esses casos são raros e exigem muita competência gerencial. Esse triângulo precisa ser muito bem resolvido, com matemática e habilidade pessoal.

 

            A “matemática” ficará mais viável se os Sistemas de Informação forem divididos em módulos e construídos por protótipos, ancorados pela Administração de Dados da organização.

 

            A “habilidade pessoal” se aperfeiçoa através da consciência do gerente de que há três enfoques gerenciais a serem considerados permanentemente na sua ação: 

POLÍTICOS 

PESSOAIS 

TECNOLÓGICOS

 

            Os enfoques políticos correspondem à visão dos dirigentes, que formal ou informalmente determinam diretrizes, as quais se harmonizam ou não com as suas equipes. A ausência de “políticas” causa danos maiores do que a existência de políticas deficientes.

 

            Os enfoques pessoais correspondem aos interesses pessoais éticos, válidos para o negócio e motivadores para cada um dos integrantes das equipes. O gerente também tem seus interesses pessoais e, se possível, todos os participantes deveriam explicitá-los.

 

            Os enfoques tecnológicos são as visões gerenciais segundo as tecnologias envolvidas no desenvolvimento e utilização dos Sistemas de Informação. A Tecnologia da Informação é, na realidade, a tecnologia integradora das técnicas oriundas de diferentes áreas do conhecimento, quando orientadas para o tratamento da informação. Aí estão incluídos os estudos da essência da informação humana, da linguagem natural, da comunicação, da administração organizacional, da computação e da teleinformática. Cada vez mais a informática se distribuirá pelas empresas através das telecomunicações, e as redes de computadores são excelentes ambientes para a prática gerencial, em decorrência dos seus formalismos parametrais e de habilidades pessoais. São também adequadas para o exercício dos diferentes níveis gerenciais nas empresas. As gerências se farão mais eficientes quando atuarem através das redes de computadores.

 

            Independentemente dos fatores e enfoques gerenciais considerados, o gerente deve atuar segundo as seguintes atribuições de sua inteira  responsabilidade: 

ORGANIZAR 

PLANEJAR 

INTEGRAR 

MOTIVAR 

JULGAR

 

            Em consequência dos conceitos apresentados, os gerentes dos Sistemas de Informação podem melhor exercer suas ações gerenciais, quer no desenvolvimento ou na utilização, quer no contexto organizacional ou computacional, desde que ancoradas nos requisitos e especificações dos referidos sistemas.  

 

 

ENTREVISTANDO  FERNANDO MARQUES

 

Concluindo, convidei para esta entrevista um jovem profissional especializado no desenvolvimento de modernos Sistemas Computacionais, como aptidão para o gerenciamento dos Sistemas de Informação. Fernando Marques é engenheiro formado pela Universidade Federal Fluminense, possuindo mestrado na área de Sistemas e Computação obtido IME, com ênfase em Redes de Computadores. Atualmente atua como consultor de Tecnologia da Informação, ministrando cursos sobre Metodologias de Desenvolvimento de Sistema e de Gerenciamento de Projetos. Também atua como Gerente de Projetos na CTIS Informática e Sistemas.

 

Garcez: Que aspectos necessitam ser gerenciados quando se fala em Tecnologia da Informação? 

Fernando: Atualmente, são três aspectos básicos: Serviços, Projetos e RH. Em relação a serviços, deve ser gerenciada a prestação dos serviços relativos ao tratamento das informações, visando a atender à satisfação do cliente e a alinhá-los às necessidades do negócio da empresa. Em relação a novos projetos, deve-se dar ênfase à gerência de resultados e ao atendimento d demanda de desenvolvimento dos Sistemas de Informação dentro de um planejamento estratégico definido pela empresa. E, finalmente, quanto aos recursos humanos, é necessário ter especial atenção com o treinamento, motivação, necessidades e aspirações das pessoas, base de um gerenciamento bem sucedido. 

 

Garcez: O que mudou nos últimos anos em relação ao gerenciamento em Tecnologia da Informação? 

Fernando: Estamos passando, nos últimos anos, por uma verdadeira revolução na tecnologia da informação. Com o surgimento dos desktops, o usuário de ser um cliente passivo e passou a participar ativamente da elaboração e implantação de novos sistemas e serviços. Técnicos como JAD e prototipação são realidades cada vez mais aceitas e aplicadas. Por sua vez, a área de sistemas está tendo cada vez mais que entender do negócio e propor soluções dentro de um contexto de estratégia competitiva. A área de informática atual deve se comportar como uma assessoria pronta a dar soluções modernas em relação ao negócio da empresa, com uma ótica de prestação de serviços. Os sistemas em batch, processados em lotes e rodando em máquinas “pré-históricas”, perderam a seu espaço para soluções que deram flexibilidade ao usuário final e atingiram níveis táticos e estratégicos das empresas com uma abordagem voltada para o suporte às atividades do negócio. 

 

Garcez: E como ficam as rotinas pesadas e tradicionais, tipo folha de pagamento e cobrança? 

Fernando: Estas rotinas sempre existirão. Só que devem ser processadas como os demais serviços da empresa. Não deve haver muita diferenciação ao se tratar um sistema de folha de pagamento que emite contracheques ou um núcleo editorial que emite boletins informativos para a empresa. Ambos utilizam máquinas que necessitam de manutenção e pessoal especializado e que podem ser terceirizados, desde que tenham uma estabilidade em seus processos. Por isso os sistemas institucionais devem caminhar para uma estabilização que permita que o usuário opere-o sem dependência da área de informática, liberando esta última para seu papel de geradora de soluções para o negócio. 

 

Garcez: Qual o perfil ideal do gerente de informática? 

Fernando: A gerência participativa e atuante das atividades de informática é essencial para o êxito da utilização adequada da Tecnologia da Informação, no seu sentido mais amplo, pela empresa. O profissional nesta área deve possuir três predicados básicos: 

1 – Gerenciar a prestação de serviços orientado para a qualidade e a produtividade. 

2 – Possuir amplo conhecimento das técnicas para o tratamento da informação, sem necessariamente ser um especialista. 

3 – Conhecer os negócios da empresa para conduzir sua área na solução de problemas do negócio.Com estas características, este profissional deve ser bem remunerado e faz parte de uma elite pensante dentro da empresa, cuja ação efetiva pode ser o diferencial competitivo da atualidade. 

 

Garcez: Atualmente, em um projeto de Tecnologia da Informação, o que é mais importante? 

Fernando: O ponto principal a ser atingido em um projeto de TI é a satisfação do usuário no tratamento das informações do seu interesse. Esta satisfação decorre de um conjunto de três fatores: custo, prazo e qualidade. Estes itens devem ser negociados com o cliente/usuário de forma que as suas expectativas sejam perfeitamente equacionadas. 

 

Garcez: Existe um método eficaz para gerenciar projetos? 

Fernando: O método básico a ser utilizado em um gerenciamento de projetos deve atender a um roteiro bem definido: 

- Planejar 

- Executar 

- Avaliar 

- Realizar feedback 

É fundamental que a empresa possua uma “Metodologia de Gerenciamento de Projetos” que defina os passos a serem dados em cada fase, as técnicas a utilizar e os documentos a serem gerados. Isto facilita o gerenciamento e dá transparência ao projeto, facilitando a avaliação por parte do usuário/cliente em relação ao serviço contratado. 

 

Garcez: Como administrar a ansiedade e a demanda reprimida quando se inicia um projeto? 

Fernando: Quando se inicia um projeto de sistemas é natural que o usuário tenha uma demanda alta. Todos querem fazer sistemas que atendam a todas as necessidades. É função do “prestador de serviços” na área de TI deixar claro aos usuários que cada serviço a será atendido tem custos e prazos que devem equalizar a qualidade e os interesses apontados. É necessário elaborar um Plano de Trabalho que defina claramente o que será feito, em que prazo, com que recursos e métodos e a que custo, incluídos os custos internos. Aprovado o plano de trabalho, qualquer aumento de escopo deve ser negociado e preferencialmente colocado em um novo projeto que não prejudique os prazos acordados. 

 

Garcez: Como equalizar custos e prazos? 

Fernando: A alma do negócio é o planejamento. Tendo feito um bom planejamento, e neste ponto é necessário lembrar que todo bom planejamento prevê contingências, e seguindo uma metodologia claramente definida, o projeto tem grandes chances de dar certo. Daí para a frente, é seguir os passos previstos e manter a equipe motivada. 

 

Garcez: Como garantir a qualidade dos serviços? 

Fernando: Em primeiro lugar, para desenvolver um projeto de sistemas de informação, é fundamental ter uma metodologia definida. Esta metodologia deve conter um roteiro que indique as técnicas a serem utilizadas e os produtos a serem gerados. O cumprimento da metodologia é uma garantia de que pelo menos teremos condições de aferir a qualidade do desenvolvimento do produto gerado. 

            Em segundo lugar, a qualidade também depende da percepção do cliente, e, portanto, um produto com qualidade é um produto que atende às especificações do cliente. Dentro de uma metodologia, existem duas técnicas que visam garantir esta qualidade. 

- O JAD, ou projeto conjunto de aplicações, facilita que  as especificações do usuário sejam compreendidas e incorporadas ao sistema. 

- As revisões técnicas acompanham a geração dos produtos segundo estas especificações. 

 

Garcez: Como obter o apoio do pessoal e motivá-lo? 

Fernando: Não sou especialista no assunto, mas tenho observado que para obter resultados favoráveis é necessário: 

- Formar equipes mistas, com integrantes das áreas dos usuários e da informática, que garantam a troca de experiências, fornecendo ao projeto todas as visões necessárias. 

- Incluir na equipe pessoas integradoras que conseguem trabalhar de formar harmônica com objetivos e desafios permanentes. 

- Avaliar de forma correta as pessoas e premiá-las de acordo com os resultados obtidos dentro do projeto. 

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